Prozessoptimierung auf höchstem Niveau

Automatische Rechnungs-verarbeitung

Papierberge und manuelle Dateneingaben waren gestern

Automatische Eingangsrechnungsverarbeitung

DIGITALISIEREN SIE JEDE RECHNUNG MIT INTELLIGENTER INDEXIERUNG

 

Das Thema elektronische Eingangsrechnungsverarbeitung ist allgegenwärtig. Nahezu jeder DMS/ECM Anbieter hat dieses Thema als Schlüssel zu mehr Effizienz und als Sinnbild der Digitalisierung erkannt.

Seitens der DMS/ECM Anbieter spielen die Schnittstellen zu den beim Kunden vorhandenen ERP-Systemen meist nur eine untergeordnete Rolle oder werden überhaupt nicht berücksichtigt. Als langjähriger DocuWare Partner bietet ORGA-SOFT® mit INTEGRA® eine Vielzahl von Funktionen und Direktaufrufen welche dem Anwender heute schon einen unmittelbaren Nutzen liefern, da entsprechende Eingangsrechnungen direkt aus dem Buchungsprogramm INTEGRA® Finanz- oder Anlagenbuchhaltung aufgerufen werden können.

Beschleunigen Sie die Rechnungsprüfung!

Spricht man von einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung in Verbindung mit einem ERP-System, so sind prinzipiell zwei Rechnungstypen zu unterscheiden. Wir erhalten Rechnungen, die keinerlei ERP-Relevanz haben, da es sich um reine Kostenrechnungen handelt, beispielsweise für PKW-Leasing, Mobilfunk und Internet, und wir erhalten Rechnungen, die sehr wohl einen Bezug zum ERP-System haben müssen, da dort die Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe für die Produktion, Waren für den Weiterverkauf oder auch andere Dinge disponiert werden. Diesen Eingangsrechnungen liegt i. d. R. auch eine Bestellung und eine qualifizierte Wareneingangsbuchung zu Grunde.

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Entfernen Sie Papier und manuelle Eingaben!

Für genau diesen Fall stellt INTEGRA® dem DMS/ECM System verschiedene Daten als sog. Indexdaten (VIEW´s) zur Verfügung. Diese Indexdaten sind „Schlagwörter“ unter denen entsprechende Belege im Archivsystem wieder auffindbar sind. Zu diesen Indexdaten gehören aber auch zahlreiche Stammdaten, wie Kreditorennummer, Lieferantenname, PLZ, Ort, etc.. Diese Daten können zusätzlich um weitere Daten aus der Finanz- und Anlagenbuchhaltung angereichert werden. Hier seien die Kostenstellen und die Kostenstellenbezeichnungen exemplarisch genannt.

Laufen jetzt Eingangsrechnungen in das DMS/ECM System ein, z. B. via Scan oder direkt über E-Mail, so können diese Daten gegen die Daten aus dem ERP-System abgeglichen werden. Gültige Rechnungen werden dann wahlweise über „Stempelfunktionen“ freigegeben und an die INTEGRA® Finanzbuchhaltung übergeben oder man setzt einen komplett automatisch funktionierenden „Workflow“ des jeweiligen DMS/ECM Systems darüber. Am Ende entsteht ein gültiger Buchungssatz, der in die INTEGRA® Finanzbuchhaltung eingelesen wird und verbucht werden kann. Auch hier entscheidet der Anwender ob dies automatisch oder manuell erfolgen soll. Eine nachträgliche Korrektur der Buchungsdaten innerhalb von INTEGRA® ist selbstverständlich möglich, um beispielsweise falsch zugeordnete Kostenstellen oder Konten zu korrigieren.

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